Η προσφορά είναι εμπορικό έγγραφο, οπότε μπαίνει ο πειρασμός να διαβαστεί ως τέτοιο: μια ματιά στο αντικείμενο, εύρεση του συνόλου, σύγκριση. Έτσι, τρεις προσφορές συρρικνώνονται σε τρία νούμερα, και η απόφαση παίρνεται στον άξονα όπου οι διαφορές σημαίνουν τα λιγότερα.
Διαβασμένο αλλιώς, το ίδιο έγγραφο λέει κάτι πολύ πιο χρήσιμο. Είναι το μόνο δείγμα της πραγματικής δουλειάς του προμηθευτή που παίρνετε πριν τον προσλάβετε. Όχι το portfolio — η σκέψη. Μια προσφορά είναι η πρώτη απόπειρα κάποιου να καταλάβει το πρόβλημά σας, γραμμένη εκεί όπου μπορείτε να την ελέγξετε.
Έξι πράγματα που αξίζει να διαβάσετε
1. Επαναδιατυπώνει το πρόβλημά σας ή απαριθμεί τις δυνατότητές τους;
Η πρώτη σελίδα πρέπει να σας περιγράφει την κατάστασή σας πίσω, με αρκετή λεπτομέρεια ώστε να καταλάβετε αν σας άκουγαν. Αν ανοίγει με τη μεθοδολογία τους, το stack τους ή τα χρόνια τους στην αγορά, έχουν γράψει την ίδια πρώτη σελίδα για όλους. Μια προσφορά που πιάνει μια λεπτομέρεια της επιχείρησής σας ελαφρώς λάθος είναι πιο ενθαρρυντική από μία που δεν λέει τίποτα αρκετά συγκεκριμένο ώστε να είναι λάθος.
2. Τι δηλώνεται ρητά εκτός αντικειμένου;
Κάθε προσφορά απαριθμεί τι περιλαμβάνεται. Οι καλές απαριθμούν και τι όχι, ονομαστικά. Μεταφορά περιεχομένου, εκπαίδευση, η διασύνδεση με το λογιστικό, η δεύτερη γλώσσα — αυτά είναι που μετατρέπονται σε αιτήματα αλλαγής, και ένας προμηθευτής που τα έχει ήδη σκεφτεί σας λέει ότι το έχει ξανακάνει. Η απουσία ενότητας «εκτός αντικειμένου» δεν σημαίνει ότι όλα περιλαμβάνονται. Σημαίνει ότι το όριο δεν έχει αποφασιστεί, και θα αποφασιστεί αργότερα, υπό πίεση, υπέρ τους.
3. Τι γίνεται μετά την εκκίνηση, και είναι κοστολογημένο;
Ρωτήστε συγκεκριμένα. Αν δεν υπάρχει γραμμή για συντήρηση, ενημερώσεις ή υποστήριξη, υπάρχουν δύο ενδεχόμενα: είτε σκοπεύουν να το χρεώσουν αργότερα, είτε δεν το έχουν σκεφτεί. Κανένα δεν είναι αποκλειστικό κριτήριο, και τα δύο αξίζει να τα ξέρετε τώρα. Ένα νούμερο για τον πρώτο χρόνο λειτουργίας, έστω χονδρικό, ξεχωρίζει τους προμηθευτές που έχουν δει ένα σύστημα να παλιώνει από εκείνους που έχουν μόνο παραδώσει.
4. Ποιος κάνει πραγματικά τη δουλειά;
Οι άνθρωποι στη σύσκεψη δεν είναι πάντα οι άνθρωποι που γράφουν τον κώδικα. Δεν είναι κάτι ύποπτο — έτσι στελεχώνονται τα έργα — αλλά πρέπει να ξέρετε αν αγοράζετε την κρίση του έμπειρου ή την επίβλεψή του. Ρωτήστε ποιος ανατίθεται, σε τι ποσοστό, και τι γίνεται αν φύγει στη μέση.
5. Τι σας ανήκει στο τέλος;
Κώδικας, αρχεία σχεδιασμού, περιεχόμενο, το domain, ο λογαριασμός hosting, το analytics property. Η απάντηση πρέπει να είναι «σε εσάς», και πρέπει να είναι γραμμένη. Όπου δεν είναι, μάθετε γιατί. Ένας προμηθευτής που κρατά τον λογαριασμό hosting δεν ενεργεί απαραίτητα κακόπιστα, αλλά καλό είναι να ξέρετε ότι το να τον αφήσετε σημαίνει μετάβαση και όχι παράδοση.
6. Ποιες είναι οι παραδοχές, και τι γίνεται αν κάποια βγει λάθος;
Κάθε τίμια εκτίμηση στηρίζεται σε παραδοχές: το περιεχόμενο φτάνει μια ημερομηνία, ένας γύρος διορθώσεων, το API δουλεύει όπως τεκμηριώνεται. Καταγεγραμμένες παραδοχές είναι σημάδι κάποιου που έχει καεί και έχει μάθει. Οι μη καταγεγραμμένες υπάρχουν έτσι κι αλλιώς — απλώς δεν είναι δικές σας να τις δείτε μέχρι να αστοχήσουν.
Δύο πράγματα που πρέπει να σας ανησυχήσουν
Σύνολο χωρίς ανάλυση. Όχι επειδή το νούμερο είναι λάθος, αλλά επειδή δεν μπορείτε να διαπραγματευτείτε αντικείμενο απέναντι σε ένα μοναδικό ποσό. Όταν ο προϋπολογισμός σφίγγει, μια αναλυμένη προσφορά σας επιτρέπει να κόψετε αυτό που χρειάζεστε λιγότερο. Μια αδιαίρετη σας αφήνει να διαλέξετε ανάμεσα σε όλο και τίποτα.
Χρονοδιάγραμμα χωρίς εξάρτηση από εσάς. Κάθε πραγματικό έργο περιμένει τον πελάτη για κάτι: περιεχόμενο, εγκρίσεις, πρόσβαση, μια απόφαση. Ένα πλάνο που δείχνει μόνο τη δουλειά του προμηθευτή έχει διακριτικά μεταφέρει όλο το ρίσκο του χρόνου σε όποια πλευρά θα μπορεί λιγότερο να το αμφισβητήσει αργότερα.
Η ερώτηση που τις ξεχωρίζει πιο γρήγορα
Ρωτήστε κάθε προμηθευτή: ποιο είναι το πιο επικίνδυνο κομμάτι αυτού του έργου και τι θα κάνατε γι’ αυτό;
Οι απαντήσεις ξεχωρίζουν αμέσως. Κάποιοι θα πουν ότι δεν υπάρχει πραγματικός κίνδυνος, που σημαίνει ότι δεν κοίταξαν. Κάποιοι θα ονομάσουν έναν κίνδυνο που τον σηκώνετε εσείς — περιεχόμενο, εγκρίσεις, ασαφής αποφασίζων — που είναι δίκαιο και αξίζει να ακουστεί. Και κάποιοι θα ονομάσουν έναν κίνδυνο στο δικό τους κομμάτι και θα περιγράψουν πώς θα τον εντόπιζαν έγκαιρα.
Η τελευταία ομάδα είναι αυτή που αξίζει να πληρωθεί.
- Προμήθειες
- Προϋπολογισμός